验收记录是现场查验实物的原始记录。通过它可以了解货物在入库前的数量、质量和包装等情况，为处理存在问题提供第一手可靠依据，有利于货物入货后的保管与保养，因此要认真做好货物的验收记录工作。
验收记录包括货物进出库情况记录单和验收码单。前者既有验收实物的查验记录，还有在库保管期间和出库后发生的情况记录;后者不人仅记载有验收入库的实收数量，又有日后出库的动态记录。
(一)、货物进出库情况记录单
记录单的内容分入库验收、维护保养、出库发运、盈亏情况四栏，各栏记载要求如下：
1.入库验收栏记录要求：要记载验收方法是过磅还是抽验抄码;是理论换算还是定量点件;实收数比应收数是多还是少，要写明具体数字。有关包装及残损锈蚀、霉变等外观质量要记载清楚。经过长期存放又重新翻桩倒垛验收的货物要注明，要有倒垛码单。数量、质量发生变化的要写明原委。
2.保管保养栏记录要求：要记载入库前就锈蚀、霉变等的处理情况和保管期间发生锈蚀、霉变等的处理情况。对超期保管的货物以及呆滞、尾数货物，要注明发出催发建议书的日期。
3.出库发运栏记录要求：主要记载货物出库后发生差错问题及回函答复情况。
4.盈亏情况栏记录要求：主要记载发生盈亏和保留数的处理情况。
(二)、货物验收码单
验收码单内容分检斤验收、理论换算验收和分发记录等三栏，每一栏中既要求记录原发数量，又要求记录实收数量，起到对照作用。出库记录，要将每一件的多次分发记录记载清楚，一旦发生盈亏，便于查找出溢亏原因。
“货物进出库情况记录单”和“货物验收码单”主要用于金属材料的入库存验收。有关机电产品、轻化工产品和其它货物的验收记录可记入“货物入库明细账卡”内的“货物验收情况”栏内。